Руководство оператора программы "Курьер"

Программа "Курьер" предназначена для автоматизации курьерских служб, предоставляющих услуги массовой адресной доставки корреспонденции (Direct Mail). Она обеспечивает учёт информации о предприятиях, формирование выборок предприятий для доставки корреспонденции и оформление сопутствующих документов таких как списки фирм, получающих корреспонденцию, маршрутные листы для курьеров, конверты, почтовые наклейки, персональные письма директорам фирм и др. Программа отличается низкими требованиями к ресурсам компьютеров и сети и высокой скоростью при работе с большим объёмом данных.

Для работы программы необходимо установить на компьютере Microsoft Access из состава Microsoft Office. Программа позволяет работать в многопользовательском режиме, для этого необходимо, чтобы компьютеры операторов были соединены в сеть Microsoft Network.

Оглавление

2.1. Меню "Справочники"

2.1.1. "Курьеры"

2.1.2. "Улицы"

2.1.3.Справочник "Районы"

2.1.4. "Города"

2.1.5. "Группы товаров"

2.1.6. "Товары"

2.2. Меню "Наборы"

2.2.1. Поиск и редактирование

2.2.2. Форма поиска

Особенности - если, например, в списке "Районы" ничего не выделено, то будут выведены фирмы, находящиеся во всех районах города, если же оператор выделил один или несколько районов, то будут выведены только фирмы находящиеся в этих районах. При нескольких заполненных полях из БД будут выбраны только фирмы удовлетворяющие каждому из введённых ограничений (а не одному из них). Исключение составляют группы критериев "Районы"-"Улицы"-"Участки" и "Товары"-"Группы товаров", выделение в которых означает, к примеру, "выбрать фирмы находящиеся либо на таких-то улицах, либо в таких-то районах, либо на таких-то участках". Строки, введённые в поля "Название" и "Директор" означают ограничение не по полному совпадению, а по вхождению данной строки в любом месте соответствующего поля фирмы. Характерной особенностью данной формы является то, что в ней уже хранятся предыдущие выборки, сделанные для других клиентов. Вы можете открыть уже существовавшую выборку, формировать новую группу выборок на основании существующих или дополнить существующую выборку (или группу выборок) новыми компаниями.

Для того чтобы сформировать запрос вам надо указателем мыши выбрать необходимые критерии поиска.

Поле товары заполняется в том случае, если есть необходимость сформировать выбору не по группе товаров а по определенному товару. Для того, чтобы ограничить товар вам необходимо нажать на кнопку "добавить/удалить", после чего открывается окно классификатора товаров из которого можно выбрать товар в соответствии с уточняющимися критериями отбора. Кроме основных критериев поиска вы можете использовать дополнительные поля, сужающие базу поиска до отдельного человека, адреса или телефона. Просмотр и формирование выборки производится по нажатию на кнопку "Искать". После этого происходит формирование записей отвечающих критериям вашего запроса и открывается форма "результаты". Особенности формы "Результаты"- Все действия производятся с отмеченными предприятиями, чтобы отметить предприятие нажмите один раз левой кнопкой мыши на предприятии либо нажмите пробел когда курсор находится на строке с нужным предприятием. Чтобы отметить сразу все предприятия списка нажмите правую кнопку мыши на названии любого предприятия и в контекстном меню выберите пункт "выделить все". Перемещаясь по полям формы "название предприятий" можно видеть все характеристики предприятий и вносить в них изменения (нажатие пробела - выделить/снять выделение).

Для редактирования данных предприятия дважды нажмите левой кнопкой мыши на названии предприятия.

Если вас, по каким либо признакам не устраивает список предприятий, отобранный на основе критериев, которые вы занесли для выбора вы можете перейти для редактирования критериев щелкнув на закладке "Критерии".

2.2.3. Создать как множество

2.2.4. Удаление наборов

2.3. Отчёты

2.3.1. Маршрутный лист, конверты, наклейки

Возможно печатать маршрутный лист в альбомной и книжной ориентации листа, книжная ориентация позволяет сократить количество бумаги, альбомная - увеличить ширину колонок.

В маршрутном листе возможно выводить дополнительно телефон предприятия и директора, с этими опциями печать возможна только в альбомной ориентации. Маршрутный лист можно предварительно просмотреть. Для этого надо нажать на кнопку с увеличительным стеклом. Его можно распечатать нажав на кнопку с изображением принтера или загрузить в текстовый редактор Word для редактирования и сохранения на диске. Конверты. Печать адреса предприятия и лица, которому адресовано письмо, на стандартном евро-конверте. Печатаются все адреса, входящие в основной набор, выбранный в выпадающем списке. Возможно распечатать в качестве адресата директора, заместителя (по данным из справочника предприятий) либо другое должностное лицо, например "Технологу", "Директору по кадрам", и т.д. Наклейки - печать 3x8 наклеек, расположенных на листе A4. Заголовки писем. Если есть безадресная листовка, можно отпечатать заголовок с обращением к директору предприятия из базы данных ("Уважаемая Мария Петровна", "Уважаемый Петр Семёнович"). Распечатка происходит для каждого предприятия входящего в "основной набор", выбранный в выпадающем списке. В случае отсутствия данных о директоре выводится надпись "Уважаемый господин директор"

2.3.2. Наборы

Если выбрана опция "о деятельности" отчёт расширяется - для каждого предприятия после названия будут выведены построчно вид деятельности и товар/группа товаров, по которым осуществляется деятельность.

3. Выполнение действий

3.1. Добавление, редактирование и удаление предприятий

3.1.1. Добавление предприятия

Если вы хотите удалить компанию из определенного набора - нажмите кнопку "Удалить". Появляется окно с формой наборов для удаления. Отметьте наборы из которых вы хотите удалить компанию и подтвердите удаление.

Кроме того, вы можете редактировать профиль компании добавляя или удаляя необходимые формы деятельности, группы товаров или товары.

Для этого надо нажать кнопку "Добавить/удалить". После этого появляется форма профиля компании в которой необходимо выбрать вид деятельности, группу товаров, отметить в появившемся окне необходимые пункты, добавить из в правое окно профиля нажатием на стрелку добавления. Завершается изменение нажатием на кнопку "Готово"

3.1.2. Редактирование данных предприятия

3.1.3. Удаление предприятия

3.1.3. Изменение курьера, доставляющего корреспонденцию в компанию

Б) в форме "форма поиска" на вкладке "результаты" для всех помеченных галочкой предприятий можно назначить курьера, для этого нажмите кнопку с солнышком и выберите курьера из списка.

3.1.4. Добавление предприятия в выборки доставки корреспонденции

3.1.5. Удаление предприятия из наборов

Б) в форме "форма поиска" на вкладке "результаты" все помеченные галочкой предприятия можно удалить из существующих наборов нажатием кнопки с красным крестиком и восклицательным знаком.

В) Удалением наборов в форме "Удаление наборов". При этом удаляются все сведения о наборе, в том числе о принадлежности предприятий к этому набору.

3.2. Создание, изменение и удаление выборок для доставки корреспонденции

3.2.1. Создание выборки из всех предприятий удовлетворяющим каким-либо ограничениям

3.2.2. Добавление предприятия в набор

3.2.3. Создание выборки с использованием созданных ранее выборок

• Пересечение.
  Из выбранных наборов выделяются общие элементы и объединяются в новый набор.
• Объединение.
  Выделенные наборы объединяются. Дублирующие элементы записываются как один элемент.
• Вычитание. Из выделенного набора вычитаются элементы присутствующие в другом наборе. Набор или наборы из которого происходит вычитание определяется в основном окне. Набор, который вычитается задается в дополнительном.
• Объединение минус пересечение.
  Выделенные наборы объединяются, после чего совпадающие элементы исключаются из новой базы данных.

Для того чтобы выполнить тот или иной тип операции необходимо задать имя нового набора, пометить необходимую операцию, выбрать наборы, над которыми планируется произвести действия и нажать кнопку "Создать". Дополнительно смотрите раздел 2.2.2.

3.2.4. Удаление предприятий из наборов

3.2.5. Удаление набора

3.3. Генерация отчётов на основе данных

3.3.1. маршрутные листы для курьеров

3.3.2. Отчёты о наборах для клиентов

3.3.3. Печать заголовков для писем для всех предприятий выборки

3.3.4. Печать наклеек для конвертов для всех предприятий выборки

3.3.5. Печать конвертов для всех предприятий выборки

Для печати наклеек на конверты откройте форму "Маршрутные листы, конверты, наклейки", выберите из выпадающего списка основной набор и нажмите кнопку просмотра отчёта. Дополнительную информацию смотрите в разделе 1.3.1.

4 Значение иконок и других элементов интерфейса

Б) В форме "Наборы"->"Поиск и редактирование" нажмите на кнопку "стрелочка со звёздочкой" для перехода в форму добавления нового предприятия. Задайте все параметры. Выполните действие несколько раз для того чтобы в базе данных было более одного предприятия.

В) В форме "Поиск и редактирование" попробуйте найти введённые предприятия, в списке предприятий двойным нажатием левой мыши перейдите в режим редактирования, изменит какие либо данные. Закройте форму. Попробуйте перемещаться по списку и просматривать информацию предприятия в правой части формы.

Г) В форме "Форма поиска" попробуйте задать критерии, которым удовлетворяют добавленные предприятия и нажмите "поиск", попробуйте выполнить действия, характерные для данной формы (смотрите описание выше)

Д) Попробуйте сформировать несколько наборов для доставки, добавлять, удалять в них предприятия разными способами.

Е) Попробуйте сформировать отчёты на основе сформированных Вами выборок.

6. Контактная информация

21935221